MANAJEMEN EKSPEDISI

Potensi pecinta alam cukup besar sebagai pengumpul data dari informasi yang berkaitan dengan alam. Banyak hal yang dapat kita lakukan sebagai pecinta alam, salah satu nya dengan melakukan suatu perjalanan atau ekspedisi yang nantinya dapat kita tuangkan dalam bentuk laporan yang mungkin dapat berguna bagi pengembangan suatu ilmu pengetahuan.

          Definisi Ekspedisi, secara umum dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan atau pekerjaan yang bersifat ilmiah maupun sekedar petualangan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dilakukan secara terkoordinasi mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan sampai pada pasca pelaksanaan.

Macam-macam ekspedisi:

-          ekspedisi yang bersifat ilmiah

-          ekspedisi yang bersifat semi ilmiah

-          ekspedisi yang bersifat petualangan

          Untuk kalangan mahasiswa pecinta alam, biasanya yang dilakukan adalah perjalanan yang bersifat semi ilmiah karena disini menggabungkan jiwa-jiwa petualangan dan predikat manusia sebagai masyarakat ilmiah. Suatu ekspedisi yang baik haruslah direncanakan dan dipersiapkan dengan matang.

Oleh sebab itu ada 4 tahapan yang harus dilakukan dalam membuat suatu ekspedisi yaitu:

1. Tahapan persiapan
2. Tahapan pemantapan
3. Tahapan pelaksanaan
4. Tahapan pasca pelaksanaan

Jangka waktu dari tiap tahapan tergantung berapa lama suatu organisasi mempersiapkan suatu ekspedisi sampai pada tahap pelaksanaan. Gunanya dibuat tahapan-tahapan tersebut agar lebih mudah mengontrol dan mengawasi jalannya hal-hal yang berkaitan dengan ekspedisi tersebut karena adanya target waktu.

LANGKAH-LANGKAH DARI TAHAPAN EKSPEDISI

TAHAPAN PERSIAPAN

1. Menentukan program dan tujuan ekspedisi

          Untuk melakukan ekspedisi, pertama kita tentukan ekspedisi apa yang akan dilakukan dan tujuan diadakannya ekspedisi tersebut. Kedua hal tersebut sangat penting  karena dengan itu dapat dilihat tingkat keberhasilan dari ekspedisi tersebut.

2. Menentukan orang yang bertanggungjawab terhadap jalannya suatu ekspedisi.

          Biasanya yang ditunjuk sebagai ketua ekspedisi adalah orang yang cukup berpengalaman, mempunyai jiwa seorang pemimpin dan mengerti permasalahan ekspedisi yang dilakukan. Dialah yang bertanggungjawab dengan berhasil tidaknya suatu ekspedisi.

3. Membentuk kepanitiaan dan membagi tugas.

          Bagian ini adalah bagian yang paling rumit dan susah dalam persiapan suatu ekspadisi, karena dari sinilah semua kegiatan ekspedisi bermula.

Tahapan kepanitian meliputi :

-          membuat struktural kepanitiaan dan orang-orangnya

-          membuat batasan kerja (Job description)

-          membuat schedule ekspedisi

-          melaksanakan tugas sesuai dengan schedule yang ada

-          evaluasi kegiatan secara periodik

4. Menjalankan tugas-tugas yang berkaitan dengan ekspedisi

          Tugas-tugas tersebut mencakup non opersional dan operasional, yang bersifat non operasional meliputi pencarian dana, perijinan, pendataan, peralatan, perlengkapan dll. Sedangkan operasional meliputi latihan-latihan seperti latihan fisik, latihan beban dan latihan lapangan.

TAHAPAN PEMANTAPAN

1. Melanjutkan tugas-tugas yang berkaitan dengan ekspedisi tersebut baik non operasional dan operasional. Dalam tahap ini diharapkan semua tugas tersebut harus sudah selesai.
2. Membuat skenario pelaksanaan dari tiap seksi yang ada dalam kepanitiaan ekspedisi. Gunanya sebagai patokan kerja kita pada saat ekspedisi dilaksanakan.
3. Evaluasi akhir sebelum pelaksanaan

Gunanya untuk mengetahui sejauh mana hal-hal yang dibutuhkan agar ekspedisi dapat tercapai.

TAHAPAN PELAKSANAAN

Melaksanakan apa-apa yang harus dicapai di dalam ekspedisi tersebut.

TAHAPAN PASCA PELAKSANAAN

1. Pembuatan laporan dan pertanggungjawaban ekspedisi.

Banyak jenis laporan yang dapat dibuat jenis ekspedisinya seperti :

-          laporan ilmiah

-          laporan semi ilmiah

-          laporan berupa cerita artikel

Dengan laporan tersebut suatu ekspedisi dapat dipertanggungjawabkan baik pada organisai dan pihak lain yang terlibat maupun yang berkepentingan terhadap ekspedisi tersebut.

2. Membuat presentasi kegiatan dari ekspedisi yang dilakukan

Ekspedisi yang sudah dilakukan dipresentasikan kepada rekan-rekan pecinta alam yang lain, gunanya untuk bertukar pengalaman kepada pihak lain.

PERIJINAN 

Jika akan melakuan ekspedisi ke LN untuk perijinan keluar negerinya tergantung kepada negara tempat akan kita akan melakukan kegiatan tersebut. Ada negara dengan perijinan khusus dan dengan jangka waktu tertentu sebelum melakukan suatu pendakian gunung misalnya. Tapi ada negara tanpa perijinan khusus untuk melakukan suatu ekspedisi disana. Untuk mempermudah segala urusan di suatu negara lebih baik kita berhubungan dengan pihak kedutaan besar RI. Jadi segala informasi yang diperlukan tentang negara lain lebih cepat didapat.

STRATEGI PENCARIAN DANA

Suatu ekspedisi sudah jelas memerlukan dana yang tidak sedikit jumlahnya .untuk mendapatkan dana yang diperlukan dalam ekspedisi ini, kita harus mempunyai strategi yang baik agar dana-dana tersebut dapat diperoleh. Ada beberapa usaha pencarian dana seperti :

1.   Sponsorship

2.   Sponsor produk

3.   Usaha dana ( banyak macamnya )

4.   Donatur

Secara jujur kita sebagai pecinta alam dalam melakukan suatu ekspedisi sulit untuk mendapatkan sponsor apalagi sponsorship karena kegiatan kita tidak dapat dilihat orang saat dilaksanakan, sementara kontraprestasi suatu perusahaan adalah publikasi yang mana memerlukan banyak media yang melihat kegiatan tersebut .

Tetapi dengan suatu strategi yang bagus dan cara negosiasi yang baik bukan suatu hal yang tak mungkin untuk mendapatkan dana guna membiayai suatu ekspedisi .

PERSIAPAN OPRASIONAL EKSPEDISI

Suatu ekspedisi harus disiapkan dari segi operasional dan non operasionalnya . Agar ekspedisi tersebut dapat berjalan lancar dan tujuan utama dari suatu ekspedisi atau kegiatan lainnya adalah keselamatan tercapai

Untuk mencapai tujuan utama dari ekspedisi tersebut otomatis kita harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik . Secara operasional ada beberapa latihan-latihan yang harus dilakukan sebelum kita melaksanakan suatu ekspedisi yaitu :

1.   Latihan Fisik

      Ini biasanya berupa jogging yang harus dilakukan secara rutin untuk setiap anggotanya.

2.   Latihan Beban

      Latihan ini berupa latihan yang menggunakan alat atau barbel. Jenis latihan ini banyak sekali dan tidak semua harus dilakukan tetapi berdasarkan jenis olahraga apa yang kita lakukan didalam ekspedisi tersebut. Contohnya seorang refter latihan bebannya lebih banyak mengarah ke bagian lengan dibandingkan ke bagian yang lain karena tumpuan kekuatan seorang refter ada di lengan . Begitupun dengan seorang pendaki lebih banyak ke bagian kaki dan punggung belakang karena tumpuan kekuatannya disitu.

4.   Latihan Lapangan

      Latihan lapangan harus dilakukan secara rutin tiap minggu. Banyak hal yang kita dapat dengan melakukan latihan lapangan sesering mungkin seperti : penambahan skill, melatih kerja sama tim, kekompakan tim, dll. Pada latihan lapangan harus juga dilakukan simulasi agar kita mempunyai gambaran apa yang akan kita lakukan saat ekspedisi atau pra ekspedisi .

5.   Latihan Penunjang

      Ada beberapa latihan penunjang yang dapat menambah persiapan kita dalam melakukan ekspedisi. Latihan-latihan tersebut seperti :

      -  Latihan pernapasan

      -  Latihan fisik dan mental kerja sama dengan pihak militer

      -  Latihan P3K

-    Dll

KOMUNIKASI EKSPEDISI

Dalam suatu ekspedisi komunikasi merupakan hal yang utama baik pada masa persiapan sampai pada masa pelaksanaan . Tanpa adanya komunikasi yang baik antar panitia atau antar atletnya maka ekspedisi tersebut akan mendapatkan hambatan-hambatan .Guna komunikasi pada masa persiapan adalah kita dapat mengetahui sudah sejauh mana tugas-tugas dari masing-masing seksi terselesaikan .Tanpa komunikasi mungkin kita akan menjadi orang yang tidak peduli dengan orang lain . Dengan adanya komunikasi yang baik maka suatu pekerjaan dapat terselesaikan dengan lancar .

Jika pada saat pelaksanaan ekspedisi, komunikasi sangat penting karena kaitannya dengan jalannya ekspedisi tersebut. Sebelum tahap pelaksanaan dimulai semua seksi dari kepanitiaan sudah membuat skenario untuk pelaksanaan. Begitu pula dengan seksi komunikasi dimana ia harus sudah membuat sistem komunikasi yang mungkin dapat digunakan dan juga jadwal waktunya. 

A.  DOKUMENTASI EKSPEDISI

Dokumentasi ekspedisi ini sangat penting karena dokumentasi merupakan bukti nyata bahwa kita melakukan suatu ekspedisi ke suatu lokasi. Sama halnya dengan seksi komunikasi, Dokumentasi juga harus membuat skenario dokumentasi. Dokumentasi ekspedisi gunanya agar moment-moment yang diambil dokumentasinya tidak terlewatkan. Dokumentasi dari masing-masing moment yang terjadi harus didokumentasikan secara berurutan agar orang yang melihat dokumentasi tersebut langsung mengetahui apa yang dilakukan oleh tim tersebut tanpa perlu dijelaskan dengan kata lain foto yang berbicara.

Alat dokumentasi yang dapat dan mudah digunakan saat pelaksanaan ekspedisi adalah kamera dan handycam.

B.  EVALUASI EKSPEDISI

Saat pelaksanaan ekspedisi sebaiknya melakukan evaluasi – evaluasi yang rutin secara berkala, ini bertujuan untuk mengetahui apakah ekspedisi tersebut berjalan sesuai dengan skenario yang telah dibuat atau ada yang menyimpang. Dan juga dengan adanya evaluasi kita dapat mengetahui apa-apa yang kurang dan akhirnya dapat dipenuhi agar ekspedisi tersebut dapat berjalan dengan lancar.

Setelah ekspedisi ini selesai dan kembali ke kota asal maka alangkah baiknya kita mengadakan evaluasi total agar hal-hal yang dirasakan kurang dan menyimpang menjadi pelajaran bagi organisasi tersebut dalam melakukan ekspedisi atau kegiatan lainnya.

Presentasi dapat dilakukan sebelum tim melakukan ekspedisi dan setelah melakukan ekspedisi. Presentasi yang dilakukan sebelum ekspedisi berjalan bertujuan untuk mengetahui apakah tim ekspedisi ini siap dan layak atau tidak untuk berangkat melakukan ekspedisi tersebut dan biasanya ini antara tim ekspedisi dengan pengurus suatu organisasinya. Sedangkan untuk presentasi yang dilakukan setelah ekspedisi yang sudah dilaksanakan, ini biasanya dengan pihak luar. Tujuan dari presentasi ini bukan ingin menunjukan bahwa kita dapat melaksanakan ekspedisi yang besar tetapi ini dapat menjadi wadah berbagi pengalaman karena pada saat prestasi tersebut pihak lain dapat bertanya banyak hal yang berkaitan dengan persiapan atau pelaksanaan ekspedisi tersebut sehingga mereka dapat belajar dari pengalaman orang lain .

C.  MEMBUAT PROPOSAL

Proposal berasal dari kata propose yang artinya usulan .Isi dari suatu proposal adalah rencana dan gambaran dari ekspedisi atau kegiatan yang akan kita laksanakan .

Bagian dari proposal yaitu :

BAB I             Pendahuluan

Berisikan ekspedisi yang akan dilaksanakan yang menceritakan kegiatan yang akan dilakukan dalam ekspedisi tersebut.

BAB II                        Maksud dan Tujuan

BAB III          Nama Kegiatan/Ekspedisi

BAB IV          Waktu dan Lokasi Kegiatan

BAB V            Bentuk Kegiatan

BAB VI          Panitia Pelaksana

BAB VII         Anggaran Keuangan

BAB VIII       Penutup

Lampiran-lampiran :

- Kata Sambutan

- Peta Lokasi

- Gambaran Kegiatan

- Schedulle Kegiatan

- Perincian Biaya Secara Lengkap